Cómo organizar un evento empresarial paso a paso
Organizar un evento Corporativo no es simple pero tampoco imposible Aquí te ayudaremos con la planificación, atención a los detalles y un toque de creatividad. Aquí te mostramos la guía paso a paso, para los diferentes tipos de eventos empresariales.
1. Objetivos del Evento empresarial
Empezamos por lo importante, definir el objetivo, ya sea ventas, ya sea integración, posicionamiento, etc. ¿Qué esperas lograr con el evento empresarial? ¿Es un lanzamiento de producto, una capacitación, o un cierre de año? De acuerdo a esto direccionamos el tipo de evento.
2. Define el presupuesto
Obtén la información del presupuesto que tienes para el evento, con esto empezamos a programar los requerimientos como: lugar, catering, tecnología audiovisual, decoración, promoción, y servicios adicionales como música y barman. Con esto tendremos mapeado lo que necesitamos siempre dejando una caja chica para cualquier eventualidad
3. Define la fecha y el local
De acuerdo a los asistentes debemos programar la fecha, ten en cuenta por ejemplo si el evento es para una empresa b2b muchas veces ellos no cuentan con disponibilidad el fin de semana y en horarios diurnos, el lugar tiene que ser accesible. Considera aspectos como la accesibilidad, capacidad, y las facilidades que ofrece el lugar para incluir servicio de barman o un Dj para fiestas.
4. Pautas del evento empresarial
Diseña una el timing del evento que incluya todas las actividades planeadas con los horarios para cada actividad. Incorpora recesos entre cada actividad, como servicio de coffee break, y tiempo para la música. Estos espacios revitalizan a tus invitados y genera un muy buen ambiente para networking.
5. Contratar a Proveedores y Servicios
Es fundamental contratar a proveedores con experiencia. Esto te brindara el alivio de no contratar improvisados, es fácil saber quienes tienen experiencia, sigue sus redes y mira si han realizado eventos de igual magnitud, verifica a la empresa de audiovisual, catering u otros.,
6. Publicita el evento
Debes promocionar el evento mínimo con 30 días de anticipación: redes sociales, correo electrónico, y landing page del evento. Si está en tus posibilidades manejar SEO aplícalo recuerda que necesitaras tiempo para esta estrategia. Asegúrate de destacar la oferta de música en vivo y el servicio de barman para atraer a más asistentes.
7. Coordinación el Día del Evento
Días antes delimita roles a tu personal para que se puedan encargar de diferentes aspectos del evento, verifica que todo se encuentre de acuerdo a lo acordado el día del evento, ten muy presente el timing del evento.
8. Post Control del evento
Después del evento, recopila feedback de los asistentes y del equipo. Analiza qué funcionó bien y qué se puede mejorar para futuros eventos. Agradece a todos los que participaron y a los colaboradores.
Si deseas contratar olvidarte de este proceso es recomendable que puedas escribir a esta productora de eventos ellos te ayudaran hasta con los mas mínimos detalles.
